DSGVO-konforme KI-Tools erkennt man an fünf Antworten.
DSGVO-konforme KI-Tools verarbeiten Ihre Daten in der EU, schließen die Nutzung für Modelltraining vertraglich aus, legen ihre Subprozessoren offen, bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und löschen auf Anforderung nachweisbar. Fehlt eine dieser Zusagen, ist der Einsatz für interne Dokumente nicht belastbar, egal wie gut das Modell antwortet.
Über den Einsatz eines KI-Tools entscheidet selten die Fachabteilung allein. Am Ende sitzt jemand aus IT oder Datenschutz am Tisch und stellt Fragen, auf die eine Produktdemo keine Antwort gibt. Diese Seite sammelt genau diese Fragen, erklärt, warum sie gestellt werden, und macht daraus eine Prüfliste, die Sie ins nächste Auswahlgespräch mitnehmen können.
Was heißt DSGVO-konform bei KI überhaupt?
Zuerst eine Einordnung, die vieles vereinfacht: DSGVO-konform ist kein Zertifikat, das ein Produkt trägt oder nicht trägt. Es gibt kein Siegel, das man erwirbt, und keine Behörde, die KI-Tools freigibt. Konform ist immer eine konkrete Verarbeitung in einem konkreten Unternehmen für einen konkreten Zweck.
Daraus folgt etwas Unbequemes: Verantwortlich bleiben Sie. Der Anbieter ist Auftragsverarbeiter, Sie sind Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wenn ein Anbieter mit dem Satz wirbt, sein Tool sei DSGVO-konform, ist das bestenfalls eine Kurzform für "wir stellen die Bausteine bereit, die Sie für einen konformen Einsatz brauchen". Schlimmstenfalls ist es Marketing.
Deshalb lohnt es sich nicht, nach dem Siegel zu suchen. Es lohnt sich, nach den Bausteinen zu fragen. Fünf davon entscheiden praktisch alles.
Die fünf Punkte, an denen sich alles entscheidet
- Auftragsverarbeitungsvertrag
- Ohne einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO fehlt die Grundlage dafür, dass ein Dienstleister personenbezogene Daten für Sie verarbeitet. Der AVV regelt Zweck, Dauer, Art der Daten und die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Er gehört zum Standardpaket, nicht in die Verhandlung auf Zuruf.
- Subprozessoren
- Fast jedes KI-Produkt setzt weitere Dienstleister ein, mindestens für Hosting und für das Sprachmodell. Sie brauchen die vollständige Liste mit Rolle und Standort, und Sie brauchen eine Zusage, dass Änderungen vorab angekündigt werden. Ein Anbieter, der diese Liste nicht herausgibt, kann Ihnen die Frage nach dem Datenweg nicht beantworten.
- Serverstandort
- Wo liegen Dokumente, Index und Embeddings, und wo läuft das Sprachmodell? Das sind zwei getrennte Fragen, und sie werden oft zusammengeworfen. Ein Anbieter kann in Frankfurt hosten und trotzdem für jede Antwort ein Modell in den USA aufrufen. Beide Wege gehören offengelegt.
- Trainingsausschluss
- Werden Ihre Eingaben zur Verbesserung von Modellen verwendet? Entscheidend ist nicht das Häkchen in den Einstellungen, sondern die vertragliche Zusage. Ein Häkchen kann ein Update zurücksetzen, ein Vertrag nicht.
- Löschfristen und Nachweis
- Wie lange dauert eine vollständige Löschung, was genau wird gelöscht, und bekommen Sie darüber ein Protokoll? Dokumentkopien, Index, Embeddings und Caches sind vier verschiedene Dinge. Eine Löschzusage, die nur die Dokumentkopien meint, ist unvollständig.
Prüfliste für IT und Datenschutz
Zehn Fragen, die jeden Anbieter treffen sollten. Wer auf alle zehn eine belegte Antwort gibt, ist prüfbar. Wer bei mehr als zwei ausweicht, ist es nicht.
Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor, mit TOMs als Anlage?
Ohne AVV fehlt die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch einen Dienstleister.
Gibt es eine vollständige Subprozessorenliste mit Rolle und Standort?
Ohne sie lässt sich der Datenweg nicht bewerten, auch nicht vom besten Datenschutzbeauftragten.
Werden Änderungen an den Subprozessoren vorab angekündigt, mit Widerspruchsmöglichkeit?
Sonst ändert sich der Datenweg, ohne dass Sie davon erfahren.
Wo liegen Dokumentkopien, Index und Embeddings, und in welchem Land?
Der Speicherort entscheidet über Drittlandtransfer und anwendbares Recht.
Wo läuft das Sprachmodell, und wer betreibt es?
Hosting und Modellaufruf sind zwei getrennte Wege. Nur einer davon wird meist genannt.
Ist die Nutzung Ihrer Daten für Modelltraining vertraglich ausgeschlossen?
Eine Einstellung im Portal ist keine Zusage. Ein Update kann sie zurücksetzen.
Wie lange dauert eine vollständige Löschung, und was genau umfasst sie?
Dokumentkopien, Index, Embeddings und Caches sind vier verschiedene Dinge.
Bekommen Sie über die Löschung ein Protokoll?
Ohne Nachweis können Sie die Löschung intern nicht belegen.
Gibt es rollenbasierte Zugriffsrechte und Audit-Logs für produktive Zugriffe?
Nicht jede Person im Unternehmen darf jedes Dokument abfragen können.
Wer beim Anbieter hat Zugriff auf produktive Kundendaten?
Ein namentlich begrenzter Kreis mit Protokoll ist etwas anderes als "unsere Mitarbeitenden".
Diese Prüfliste ersetzt keine rechtliche Bewertung Ihres konkreten Einsatzes. Sie deckt die Punkte ab, die in Auswahlgesprächen erfahrungsgemäß entscheiden.
US-Anbieter und der Cloud Act, sachlich betrachtet
Der US Cloud Act verpflichtet US-Unternehmen, auf behördliche Anordnung Daten herauszugeben, auch wenn diese außerhalb der USA gespeichert sind. Maßgeblich ist die Kontrolle über die Daten, nicht der Standort des Servers. Ein europäisches Rechenzentrum eines US-Konzerns löst das Problem also nicht vollständig.
Das heißt nicht, dass US-Anbieter unbrauchbar wären. Mit dem EU-US Data Privacy Framework existiert ein Angemessenheitsbeschluss, auf den sich Übermittlungen stützen lassen, und viele Unternehmen arbeiten auf dieser Grundlage. Es heißt aber, dass ein Restrisiko bleibt, das Sie kennen und bewerten sollten, statt es zu übersehen.
Die Abwägung fällt je nach Datenlage unterschiedlich aus. Bei Marketingtexten ist sie unkritisch. Bei Konstruktionszeichnungen, Kalkulationen oder Prüfberichten sieht das anders aus, weil dort nicht nur Datenschutz, sondern auch Geschäftsgeheimnisschutz mitspielt. Genau in dieser Kategorie entscheiden sich viele Industrieunternehmen bewusst für einen europäischen Anbieterweg.
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Sie soll Ihnen die Fragen liefern, mit denen Sie in die interne Abstimmung gehen.
Was in der Praxis schiefgeht
- Das Häkchen statt des Vertrags
- In den Einstellungen die Trainingsnutzung deaktivieren fühlt sich nach Erledigung an. Es ist aber eine Konfiguration, kein Anspruch. Wer die Zusage nicht im Vertrag hat, hat sie nicht.
- Der Pilot ohne Datenschutz
- Ein Team startet einen Test, lädt echte Dokumente hoch und holt die Freigabe später. Wenn der Datenschutzbeauftragte dann Nein sagt, ist der Aufwand verloren und das Vertrauen beschädigt. Die Freigabe vor dem Test kostet zwei Wochen, die Freigabe nach dem Test kostet das Projekt.
- EU-Region ist nicht gleich EU-Anbieter
- Die Auswahl einer europäischen Region in einem Cloud-Portal ändert nichts an der Konzernzugehörigkeit des Anbieters. Das ist ein anderer Sachverhalt als ein europäisches Unternehmen mit europäischer Infrastruktur, auch wenn beides in der Präsentation gleich aussieht.
- Schatten-IT als eigentliches Risiko
- Solange es keinen freigegebenen Weg gibt, entsteht der unfreigegebene von selbst. Konstrukteure kopieren Spezifikationen in private Chatbot-Konten, weil sie eine Antwort brauchen. Ein sauber geprüftes Werkzeug ist auch deshalb ein Datenschutzinstrument: Es nimmt dem Umweg den Anlass.
Wie KoAssist diese Anforderungen umsetzt
KoAssist ist auf genau diese Prüfung hin gebaut. Hosting und Indexierung laufen in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, die Sprachverarbeitung über einen europäischen Anbieter mit EU-Infrastruktur. Im Datenpfad steht kein US-Anbieter.
Der AVV nach Art. 28 gehört zum Standard, die TOMs liegen als Anlage bei. Die Subprozessorenliste mit Rollen und Standorten ist Teil des Sicherheits-Dokuments, Änderungen werden 30 Tage vorher angekündigt. Ein Training auf Ihren Daten ist vertraglich ausgeschlossen und technisch isoliert. Auf schriftliche Anfrage werden alle bei uns liegenden Daten binnen 48 Stunden gelöscht, inklusive Index, Embeddings und Caches, mit Löschprotokoll.
Dazu kommt ein Punkt, der über den Datenschutz hinausgeht: Jede Antwort verweist auf Datei und Seite. Das ist nicht nur eine Frage der Nachprüfbarkeit im Fachlichen, es macht auch nachvollziehbar, welches Dokument überhaupt herangezogen wurde.
Was IT und Datenschutz meistens noch fragen
Die Antworten beziehen sich auf den Einsatz von KI-Systemen für interne Unternehmensdokumente.
Gibt es ein DSGVO-Zertifikat für KI-Tools?
Nein. Es existiert kein amtliches Siegel, das ein KI-Produkt als DSGVO-konform ausweist. Konform ist immer eine konkrete Verarbeitung, nicht ein Produkt an sich. Anbieter können nachweisen, dass sie die nötigen Bausteine liefern: Auftragsverarbeitungsvertrag, offengelegte Subprozessoren, Serverstandort, Trainingsausschluss und Löschzusagen. Die Bewertung des Einsatzes bleibt beim verantwortlichen Unternehmen.
Reicht es, wenn der Anbieter in der EU hostet?
Nicht zwangsläufig. Entscheidend ist neben dem Speicherort auch, wer die Kontrolle über die Daten hat und wo das Sprachmodell läuft. Ein US-Konzern mit europäischem Rechenzentrum unterliegt weiterhin dem US Cloud Act. Und ein Anbieter kann in Deutschland hosten und trotzdem für jede Antwort ein Modell außerhalb der EU aufrufen. Fragen Sie beide Wege getrennt ab.
Was ist der Unterschied zwischen Trainingsausschluss per Einstellung und per Vertrag?
Eine Einstellung ist eine Konfiguration, die sich ändern lässt, auch durch ein Produktupdate oder einen Tarifwechsel. Eine vertragliche Zusage ist ein durchsetzbarer Anspruch. Für interne Dokumente sollte die Zusage im Auftragsverarbeitungsvertrag oder in den Vertragsbedingungen stehen, nicht nur als Häkchen in einem Portal. Im Zweifel lassen Sie sich die Stelle im Vertrag zeigen.
Brauchen wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
Das hängt vom Anwendungsfall ab. Sie wird relevant, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte betroffener Personen mit sich bringt, etwa bei umfangreicher Verarbeitung personenbezogener Daten oder bei systematischer Bewertung von Beschäftigten. Bei einer Dokumentensuche über technische Unterlagen ohne Personenbezug fällt die Einschätzung häufig anders aus als bei HR-Daten. Diese Bewertung gehört zum Datenschutzbeauftragten.
Wie gehen wir mit Dokumenten um, die personenbezogene Daten enthalten?
Technische Unterlagen enthalten häufiger Personenbezug als gedacht, etwa Namen von Prüfern, Konstrukteuren oder Ansprechpartnern in Protokollen. Praktikabel ist meist eine Kombination aus rollenbasierten Zugriffsrechten, klar abgegrenzten Wissensräumen und einer bewussten Entscheidung, welche Ablagen überhaupt angebunden werden. Nicht jede Quelle muss in den Index, nur weil sie technisch anbindbar wäre.
Was sollten wir vor einem Pilotprojekt geklärt haben?
Mindestens drei Dinge: Der Auftragsverarbeitungsvertrag liegt unterschrieben vor, die Subprozessorenliste ist bewertet, und es ist festgelegt, welche Ablagen im Pilot angebunden werden. Wer diese Punkte auf die Zeit nach dem Test verschiebt, riskiert, dass der Test wiederholt werden muss oder die Freigabe ganz ausbleibt. Die Klärung vorab kostet in der Regel weniger Zeit als die Nachbesserung.
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In einer 30-minütigen Demo zeigen wir KoAssist anhand Ihrer eigenen Dokumente und besprechen Setup, Anbindung und Konditionen für Ihre Teamgröße.