Was verlangt wird, wissen Sie. Wo es liegt, ist die eigentliche Frage.
Die technischen Unterlagen belegen, dass eine Maschine die grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen erfüllt. Anhang IV der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 nennt die Bestandteile: eine vollständige Beschreibung der Maschine, die Unterlagen zur Risikobeurteilung samt Schutzmaßnahmen und Restrisiken, Entwurfs- und Fertigungszeichnungen mit Schaltkreisen, sowie Berichte und Ergebnisse von Berechnungen, Prüfungen und Inspektionen. Aufzubewahren sind sie mindestens zehn Jahre nach Bereitstellung der letzten Einheit und den Behörden auf Verlangen vorzulegen.
Was in die technischen Unterlagen gehört, steht in der Verordnung, und ein Dutzend Seiten im Netz schreibt es korrekt ab. Diese hier stellt die zweite Frage dazu: Wo liegt jeder dieser Bestandteile in Ihrem Haus, in welcher Fassung, und wer pflegt ihn? Erfahrungsgemäß fällt die Antwort schwerer als die erste Frage.
Zweck, Frist und Adressat
Die technischen Unterlagen sind kein Ordner für die Ablage, sondern ein Nachweis. Sie belegen, dass die Maschine die grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen erfüllt, und zwar so, dass eine Behörde das nachvollziehen kann, ohne bei Ihnen anzurufen.
Drei Punkte bestimmen den Aufwand. Erstens die Frist: mindestens zehn Jahre nach Bereitstellung der letzten Einheit. Das ist deutlich länger, als die meisten Projektablagen gepflegt werden, und meist länger, als der zuständige Konstrukteur im Haus ist. Zweitens die Vorlagepflicht: auf Verlangen, innerhalb einer angemessenen Frist. Wer erst dann anfängt zu suchen, hat das falsche Problem zur falschen Zeit. Drittens der Umfang: Die Unterlagen umfassen den gesamten Lebenslauf einer Konstruktion, nicht nur den Stand bei Auslieferung.
Ab dem 20. Januar 2027 gilt dafür die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230. Für Maschinen, die davor in Verkehr gebracht werden, bleibt die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG maßgeblich.
Acht Bestandteile, acht Ablageorte
Links steht, was verlangt wird. Rechts tragen Sie ein, wo es bei Ihnen liegt und wer es pflegt. Die Spalte rechts ist der eigentliche Zweck dieser Liste: Sie ist in den meisten Häusern schwerer auszufüllen als die linke.
Vollständige Beschreibung der Maschine und der dazugehörigen Produkte
Ausgangspunkt für jede Bewertung. Muss den ausgelieferten Stand abbilden, nicht den geplanten.
Bei uns: Ablageort und verantwortliche PersonUnterlagen zur Risikobeurteilung mit Liste der angewandten Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen
Der Kern des Nachweises. Ohne diese Liste ist nicht prüfbar, welche Anforderungen überhaupt betrachtet wurden.
Bei uns: Ablageort und verantwortliche PersonBeschreibung der ergriffenen Schutzmaßnahmen und der verbleibenden Restrisiken
Begründet, warum die gewählte Lösung ausreicht. Der Teil, der am häufigsten nur im Kopf existiert.
Bei uns: Ablageort und verantwortliche PersonEntwurfs- und Fertigungszeichnungen einschließlich der Schaltkreise
Liegt meist im PDM, aber selten in der Fassung, die tatsächlich ausgeliefert wurde.
Bei uns: Ablageort und verantwortliche PersonBerichte und Ergebnisse von Entwurfsberechnungen, Prüfungen, Inspektionen und Untersuchungen
Verteilt sich erfahrungsgemäß auf die meisten Ablagen und Postfächer.
Bei uns: Ablageort und verantwortliche PersonBetriebsanleitung in der ausgelieferten Fassung
Ab 2027 auch digital zulässig, wenn herunterladbar und druckbar. Auf Verlangen muss eine gedruckte Fassung geliefert werden.
Bei uns: Ablageort und verantwortliche PersonEU-Konformitätserklärung
Das Dokument, das alles Übrige zusammenfasst. Ohne die dahinterliegenden Unterlagen ist es nur ein Blatt Papier.
Bei uns: Ablageort und verantwortliche PersonBescheinigungen einer notifizierten Stelle, sofern die Maschine unter Anhang I Teil A fällt
Nur für die Hochrisiko-Kategorien der Verordnung verpflichtend, dort aber ohne Alternative.
Bei uns: Ablageort und verantwortliche Person
Diese Liste fasst die Kernbestandteile zusammen und ist eine Arbeitshilfe, keine Wiedergabe des Verordnungstextes. Verbindlich ist Anhang IV der Verordnung.
Drei Stellen, an denen es regelmäßig klemmt
- Die Unterlagen sind vollständig, aber verteilt
- Zeichnungen im PDM, Berechnungen auf einem Projektlaufwerk, Prüfberichte im Postfach des Prüfers, die Betriebsanleitung beim Dienstleister. Formal fehlt nichts. Faktisch kann niemand innerhalb eines Tages sagen, ob etwas fehlt, und genau das ist die Frage, die eine Behörde stellt.
- Der Normverweis stimmt nicht mehr
- Eine Zeichnung von 2019 zitiert eine Normfassung, die inzwischen ersetzt wurde. Das ist nicht automatisch ein Mangel, aber es muss bewertet werden. Bewerten kann es nur, wer weiß, dass der Verweis dort steht. Die Kommission überprüft derzeit die harmonisierten Normen daraufhin, ob sie unter der neuen Verordnung weiterhin Konformitätsvermutung auslösen.
- Die Person ist weg, das Wissen auch
- Zehn Jahre Aufbewahrungsfrist überdauern Personalwechsel, Umstrukturierungen und mindestens einen Systemwechsel. Was in den Unterlagen nicht steht, sondern im Kopf des Konstrukteurs stand, ist dann nicht wiederherstellbar. Das trifft besonders die Frage, warum eine Schutzmaßnahme so und nicht anders gewählt wurde.
Vollständig ist nicht dasselbe wie auffindbar
Wenn Sie die Liste oben durchgegangen sind, haben Sie vermutlich zu jedem Punkt ein Häkchen und zu einigen ein Fragezeichen beim Ablageort. Das ist der Normalfall und kein Organisationsversagen: Konstruktionsbestände wachsen über Jahrzehnte und über mehrere Systeme.
Die Frage, die daraus folgt, ist keine Rechtsfrage mehr, sondern eine an den Dokumentenbestand: Welche Normen zitieren unsere Unterlagen, in welcher Fassung, und an welcher Stelle? Genau darauf antwortet KoAssist, mit Datei, Seite und Abschnitt als Beleg.
Diese Seite gibt den Recherchestand vom 25. August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich ist ausschließlich der Verordnungstext.
Was beim Zusammentragen am häufigsten gefragt wird
Die Antworten beziehen sich auf Maschinen und dazugehörige Produkte im Geltungsbereich der Verordnung.
Wie lange müssen die technischen Unterlagen aufbewahrt werden?
Mindestens zehn Jahre nach dem Tag, an dem die letzte Einheit bereitgestellt wurde. Die Frist läuft also nicht ab Konstruktion und nicht ab Erstauslieferung, sondern ab der letzten gebauten Maschine der Baureihe.
Müssen die Unterlagen an einem Ort liegen?
Nein. Verlangt wird, dass sie den Behörden auf Verlangen innerhalb einer angemessenen Frist vorgelegt werden können. Verteilte Ablage ist zulässig, solange jemand weiß, wo alles liegt. Genau daran scheitert es in der Praxis häufiger als an fehlenden Dokumenten.
Reicht die Konformitätserklärung als Nachweis?
Nein. Sie ist die Zusammenfassung, nicht der Nachweis. Der Nachweis sind die dahinterliegenden Unterlagen, allen voran die Risikobeurteilung mit den ergriffenen Schutzmaßnahmen.
Was gilt für Maschinen, die vor 2027 in Verkehr gebracht wurden?
Für sie bleibt die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG maßgeblich. Die Aufbewahrungspflicht endet dadurch nicht früher, und eine wesentliche Veränderung nach dem Stichtag kann die Lage neu bewerten.
Wir finden eine veraltete Normfassung in einer Zeichnung. Ist das ein Mangel?
Nicht automatisch. Es muss bewertet werden, ob der Verweis die Konformitätsvermutung noch trägt. Der praktische Engpass ist selten die Bewertung, sondern das Auffinden aller Stellen, an denen ein solcher Verweis überhaupt steht.
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