Die Unterlagen sind da. Findet sie jemand wieder.
Bei den meisten Maschinenbauern fehlen die technischen Unterlagen nicht, sie sind nur über PDM, Projektlaufwerke, Postfächer und externe Dienstleister verteilt und über Jahrzehnte gewachsen. Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren überdauert dabei Personalwechsel und Systemwechsel. Auffindbar heißt: Zu einer konkreten Frage lässt sich innerhalb einer angemessenen Frist sagen, in welcher Datei, auf welcher Seite und in welchem Abschnitt die Antwort steht.
Diese Seite ist die Fortsetzung der Checkliste. Dort haben Sie eingetragen, was verlangt wird und wo es liegt. Hier geht es um die Fälle, in denen die zweite Spalte leer geblieben ist.
Warum vollständige Bestände trotzdem nicht tragen
Ein Dokumentenbestand wird nicht unübersichtlich, weil schlecht gearbeitet wurde. Er wird es, weil er über Jahrzehnte gewachsen ist, mehrere Systemwechsel überlebt hat und von Menschen gepflegt wurde, die inzwischen woanders arbeiten.
Drei Fragen entscheiden, ob ein Bestand trägt. Welche Normen werden zitiert, in welcher Fassung? Wo steht die Begründung für eine gewählte Schutzmaßnahme? Und wie haben wir eine vergleichbare Gefährdung bei einer früheren Maschine bewertet? Alle drei sind beantwortbar, wenn jemand die Unterlagen kennt. Keine davon ist mit einer Dateisuche beantwortbar, weil die Antwort nicht im Dateinamen steht, sondern auf Seite 14 eines Pflichtenhefts.
Antwort mit Fundstelle, nicht Trefferliste
Eine Volltextsuche liefert Dateien. Eine Antwort liefert den Satz, der die Frage beantwortet, und dazu die Stelle, an der er steht. Der Unterschied ist nicht Bequemlichkeit, sondern Nachweisbarkeit: Was Sie einer Behörde vorlegen, ist die Fundstelle, nicht der Suchbegriff.
KoAssist beantwortet Fragen an Ihren eigenen Bestand und belegt jede Aussage mit Datei, Seite und Abschnitt. So sieht ein Beleg aus:
Welche Normfassung zitiert unsere Risikobeurteilung für die Schutzumhausung?
Die Risikobeurteilung verweist auf DIN EN ISO 12100:2010 für die Methodik und auf DIN EN ISO 14120:2016 für die Anforderungen an trennende Schutzeinrichtungen. Die Auswahl der Umhausung ist im Pflichtenheft begründet.
Beispiel mit erfundenen Dateinamen. Die Struktur der Antwort entspricht dem Produkt.
Fundstelle statt Urteil
Eine Sache tut KoAssist ausdrücklich nicht: bewerten, ob Sie eine Anforderung erfüllen. Das System sagt nie, Sie seien konform. Es sagt, dass zu diesem Punkt in Datei X auf Seite Y etwas gefunden wurde, und überlässt die Bewertung Ihnen und Ihren Fachleuten.
Dieser Unterschied ist keine Zurückhaltung aus Vorsicht, sondern eine Frage der Haftung. Eine Konformitätsaussage ist eine Zusicherung mit Rechtsfolge. Ein Fundstellennachweis ist ein Beleg. Wir liefern Belege.
Aus demselben Grund stellt KoAssist keine Normeninhalte bereit. Für den Abgleich, welche Normfassungen in Ihren Unterlagen zitiert werden, braucht es Nummern, Fassungen und Status, nicht die Volltexte.
Mit Ihren eigenen Unterlagen ansehen.
In einer Demo stellen wir die Fragen an Ihren Bestand, nicht an unsere Beispieldaten. Dreißig Minuten, unverbindlich.