Lastenheft und Pflichtenheft im Maschinenbau, an einem Beispiel erklärt.

Im Maschinen- und Anlagenbau gibt es zu fast jedem Projekt zwei Dokumente, die sich ähnlich anhören und oft verwechselt werden: das Lastenheft und das Pflichtenheft. Beide beschreiben dieselbe Maschine. Sie beantworten aber verschiedene Fragen, stammen von verschiedenen Seiten und entstehen zu verschiedenen Zeitpunkten. Dieser Beitrag zeigt den Unterschied an einem durchgehenden Beispiel und erklärt, wo es zwischen beiden Dokumenten in der Praxis hakt.

Was ist ein Lastenheft, was ist ein Pflichtenheft?

Das Lastenheft ist die Anforderungsbeschreibung des Auftraggebers. Es hält fest, was eine Maschine oder Anlage leisten muss und unter welchen Bedingungen sie betrieben wird: Taktzeit, Stückzahl, Varianten, Qualitätsgrenzen, Schnittstellen, Aufstellbedingungen, Sicherheit, Dokumentation und Abnahme. Wie der Lieferant das erreicht, steht nicht darin.

Das Pflichtenheft ist die Antwort des Lieferanten. Es beschreibt, wie die Anforderungen aus dem Lastenheft umgesetzt werden: Anlagenkonzept, Stationen, Komponenten, Steuerungsarchitektur, Taktzeitberechnung und die Nachweise, mit denen jede Anforderung bei der Abnahme belegt wird.

Beide Begriffe sind in der DIN 69901-5 definiert, die Begriffe des Projektmanagements festlegt. Für Automatisierungsprojekte beschreibt die VDI 2519 das Vorgehen beim Erstellen beider Dokumente. Im Englischen heißt das Lastenheft meist requirements specification, das Pflichtenheft functional specification.

Kurz gesagt: Das Lastenheft fragt nach dem Was, das Pflichtenheft antwortet mit dem Wie.

Der Unterschied auf einen Blick

Wie aus einer Lastenheft-Zeile eine Pflichtenheft-Antwort wird

Am deutlichsten wird der Unterschied an einer einzelnen Anforderung. Das folgende Beispiel stammt aus unserem Muster-Lastenheft für eine Montage- und Prüfzelle, einer fiktiven Zelle für Thermostatventil-Unterteile.

Im Lastenheft steht unter den Leistungsanforderungen:

L-01 Technische Taktzeit (Maschinentakt, Mittelwert über 100 Teile, ohne Wartezeit durch Werker): ≤ 12,0 s. Nachweis: Zeitmessung FAT und SAT. Priorität: Muss.

Das ist eine gute Lastenheft-Zeile. Sie sagt, was gefordert ist, wie gemessen wird und dass die Abnahme daran hängt. Über die Lösung sagt sie nichts.

Das Pflichtenheft muss darauf eine Antwort geben, die man nachrechnen kann. Etwa so:

• Rundschalttisch mit 8 Stationen, Schaltzeit 1,2 s, daraus 10,8 s Bearbeitungszeit je Station
• Längster Arbeitsgang ist die Dichtheitsprüfung an Station S5 mit 8,5 s Prüfzyklus, dazu rund 1 s für Zustellen und Abheben des Prüfadapters
• Reserve an S5 damit gut 1 s, alle anderen Stationen liegen deutlich darunter
• Nachweis wie gefordert über die Taktzeitmessung zur Vorabnahme (FAT) und zur Endabnahme (SAT)

Erst diese Antwort macht prüfbar, ob die Anforderung erfüllt werden kann. Und sie zeigt auch, wo es eng wird: Hätte der Vertrieb dem Kunden 10,5 s zugesagt, blieben an S5 nur 9,3 s. Abzüglich der Zustellzeit reicht das für den Prüfzyklus nicht mehr. Das Pflichtenheft bräuchte dann eine zweite Prüfstation und einen größeren Rundtisch. Genau diese Zusage steht im Beispiel aber nicht im Lastenheft, sondern nur in einer Mail.

Wer schreibt was im Sondermaschinenbau?

In der Lehrbuchfassung ist die Rollenverteilung klar: Der Auftraggeber schreibt das Lastenheft, der Lieferant das Pflichtenheft. Im Sonder- und Anlagenbau läuft es meist anders.

Das Lastenheft wächst mit dem Angebot. Der Kunde bringt eine erste Fassung mit, oft lückenhaft. Der Vertrieb des Lieferanten fragt nach, rechnet, schlägt Alternativen vor. Über mehrere Revisionen wächst das Lastenheft, bis Preis und Leistung zusammenpassen und bestellt wird. Ein Teil dessen, was dabei vereinbart wird, landet im Dokument. Ein anderer Teil bleibt in Mails, Besprechungsnotizen und Telefonaten.

Das Pflichtenheft schreibt jemand anderes. Nach dem Auftrag übernimmt die Projektleitung. Sie schreibt mit der Konstruktion das Pflichtenheft, und zwar auf Basis des bestellten Lastenhefts. Was nur in der Korrespondenz des Vertriebs steht, kennt sie oft nicht.

Die Freigabe ist die Schwelle. Der Auftraggeber prüft das Pflichtenheft und gibt es frei. Ab dann wird nach dem Pflichtenheft konstruiert. Was bis hierher nicht aufgefallen ist, fällt meist erst bei der Abnahme auf, und dann ist es teuer.

Der Ablauf vom Lastenheft bis zur Abnahme

1. Lastenheft: Der Auftraggeber beschreibt die Anforderungen, oft gemeinsam mit dem Vertrieb des Lieferanten.
2. Angebot und Klärung: Der Lieferant bietet an, offene Punkte werden geklärt, das Lastenheft bekommt neue Revisionen.
3. Bestellung: Eine bestimmte Revision des Lastenhefts wird Vertragsbestandteil.
4. Pflichtenheft: Der Lieferant beschreibt seine Lösung und beantwortet jede Anforderung.
5. Freigabe: Der Auftraggeber prüft das Pflichtenheft und gibt es frei.
6. Konstruktion und Bau: Die Anlage entsteht nach dem freigegebenen Pflichtenheft.
7. Abnahme: Bei FAT und SAT wird gegen die Anforderungen des Lastenhefts geprüft, mit den Nachweisen aus dem Pflichtenheft.

Wo es zwischen den beiden Dokumenten hakt

Das Lastenheft wird abgeschrieben statt beantwortet. Ein Pflichtenheft, das die Anforderungen nur in eigenen Worten wiederholt, ist keines. Zu jeder Anforderung gehört eine Lösung und ein Nachweis.

Abweichungen werden nicht markiert. Kann der Lieferant eine Anforderung nicht oder nur anders erfüllen, gehört das ausdrücklich ins Pflichtenheft, mit Begründung. Steht es nur zwischen den Zeilen, gilt beim Kunden weiter das Lastenheft.

Zusagen außerhalb des Lastenhefts fehlen. Das ist der teuerste Fall, weil ihn niemand sieht. Das Pflichtenheft beantwortet sauber jede Zeile des Lastenhefts, nur eben nicht die Taktzeit aus der Mail oder die Variante aus der Besprechungsnotiz. Im Beispiel-Lastenheft sind es drei solche Zusagen, jede mit ihrer Auswirkung.

Änderungen nach der Freigabe laufen nebenher. Ändert sich nach der Freigabe etwas, gehört es in eine neue Revision und, wenn Preis oder Termin betroffen sind, in einen Nachtrag. Sonst stimmen die Dokumente bei der Abnahme nicht mehr mit der Anlage überein.

Ein einfaches Mittel gegen die ersten beiden Fehler ist eine Querverweistabelle im Pflichtenheft: jede Anforderungs-ID aus dem Lastenheft in einer Zeile, daneben das Kapitel im Pflichtenheft und ein Status, erfüllt, abweichend oder offen. Gegen den dritten Fehler hilft sie nur, wenn vorher jemand die Korrespondenz aus der Angebotsphase durchgesehen hat.

Was das für die Projektleitung heißt

Wer ein Pflichtenheft schreibt, braucht mehr als die bestellte Revision des Lastenhefts. Er braucht die Vorversionen, die Mails mit dem Kunden und die Notizen aus den Klärungsterminen. In der Praxis liest das kaum jemand, weil niemand Zeit hat, drei Monate Abstimmung nachzuarbeiten.

Hier setzt KoAssist an. Es liest Lastenheft, Revisionen, Mails und Protokolle eines Projekts und beantwortet eine Frage wie „Was haben wir dem Kunden zur Taktzeit zugesagt?“ mit der Stelle, an der es steht: Dokument, Mail oder Notiz. So fällt eine Zusage auf, bevor sie ins Pflichtenheft gehört hätte, und nicht erst bei der Abnahme.

Weiterlesen

• Lastenheft im Maschinen- und Anlagenbau: Beispiel und Vorlage: das vollständige Muster-Lastenheft mit allen 14 Abschnitten und einer Word-Vorlage zum Herunterladen.
• Onboarding und Wissenssicherung in der Konstruktion: warum Projektwissen in Mails und Köpfen steckt und wie man es auffindbar macht.