Was passiert mit dem Projektwissen, wenn im Maschinenbau ein Viertel der Belegschaft in Rente geht?

Ein Projektleiter mit dreißig Jahren im Anlagenbau geht im Frühjahr in Rente. Seine laufenden Projekte werden verteilt, die Ordner sind sauber, der Terminplan ist aktuell. Ein halbes Jahr später fragt ein Kunde, warum die Schutzumhausung damals höher ausgeführt wurde als im Lastenheft. Die Antwort stand nie in einem Dokument. Sie war ein Gespräch auf der Baustelle.

Solche Fälle werden häufiger, und das hat einen einfachen Grund. Es gehen mehr Erfahrene, als Junge nachkommen.

Wie groß ist die Lücke im Maschinenbau?

Ein Gutachten des IW Köln für die Impuls-Stiftung rechnet für den Maschinenbau mit einer deutlichen Lücke. In den nächsten zehn Jahren gehen voraussichtlich rund 296.000 Beschäftigte in den Ruhestand, also etwa ein Viertel. Nachkommen werden nur etwa 118.000. Bis 2034 entsteht damit eine mögliche Lücke von rund 178.000 Fachkräften (IW Köln, November 2024).

Auch aktuell ist der Markt für Ingenieure eng, obwohl die Konjunktur schwächelt. Laut VDI/IW-Ingenieurmonitor kamen im dritten Quartal 2026 in der Maschinen- und Fahrzeugtechnik 174 offene Stellen auf 100 Arbeitslose, über alle Ingenieurberufe waren es 161 (VDI/IW Ingenieurmonitor 2026/III).

Die Zahlen sagen nichts darüber, wie gut ein einzelnes Unternehmen vorbereitet ist. Sie sagen aber, dass die Übergabe von Wissen in den nächsten Jahren keine Ausnahme mehr ist, sondern Alltag.

Was im Projektgeschäft verloren geht

Im Maschinen- und Anlagenbau ist das meiste Wissen an Projekte gebunden. Ein Lastenheft, ein Auftrag, ein Jahr Konstruktion, Montage und Abnahme. Die Dokumente überleben das Projekt, der Zusammenhang dazwischen oft nicht.

Typisch geht verloren:

• Gründe für Entscheidungen. Warum wurde die Steuerung in IP65 ausgeführt, obwohl IP54 gefordert war? Die Antwort steckt in einer Mail oder in einem Gespräch, nicht in der Zeichnung.
• Zusagen an den Kunden. Was am Telefon oder bei der Besprechung zugesagt wurde, steht selten im Protokoll.
• Erfahrung aus früheren Anlagen. Welche Lösung hat beim letzten ähnlichen Projekt funktioniert, und welche nicht? Das wissen meist die, die dabei waren.
• Wer was weiß. In jedem Haus gibt es die Person, die man zu einem Thema fragt. Wenn sie geht, weiß oft niemand, wen man jetzt fragt.

Dazu kommt, wo der Projektstand heute liegt: in Excel-Listen, OneNote-Seiten und Postfächern. Mehr dazu im Beitrag über den Projektstand in Excel, OneNote und Mails.

Vier Schritte, wie Sie Projektwissen im Projekt halten

1. Festhalten, solange das Projekt läuft

Die meisten Unternehmen versuchen, Wissen bei der Übergabe oder im Lessons-Learned-Termin am Projektende zu sichern. Dann ist vieles schon vergessen. Wirksamer ist es, Entscheidungen und Änderungen festzuhalten, während sie passieren, und zwar dort, wo das Projekt liegt. Wie das ohne Zusatzaufwand gelingt, zeigt der Beitrag zu Lessons Learned im Maschinenbau.

2. Jede Angabe mit ihrer Quelle

Ein Projektstand ohne Quelle ist eine Behauptung. Wenn bei jeder Angabe steht, aus welcher Mail, welchem Protokoll oder welcher Seite des Lastenhefts sie kommt, kann auch jemand Neues sie prüfen und muss nicht den Vorgänger anrufen.

3. Übergaben ergänzen statt neu aufbauen

Wenn der Stand laufend gepflegt ist, muss eine Übergabe nur noch das ergänzen, was nicht in den Unterlagen steht: die Eigenheiten des Kunden, Erfahrungen von der Baustelle. Eine Checkliste dafür steht im Beitrag zur Projektübergabe im Anlagenbau.

4. Frühere Projekte auffindbar machen

Das wertvollste Wissen liegt in abgeschlossenen Projekten. Es hilft nur, wenn jemand es findet. Dazu gehört, dass man frühere Projekte in ganzen Sätzen fragen kann und die Antwort mit Datei und Seite zurückkommt.

Wo KoAssist hilft

KoAssist ist ein KI-Agent für Projekte im Maschinen- und Anlagenbau. KoAssist arbeitet mit den Unterlagen, die Sie freigeben, füllt aus Lastenheft, Mails und Protokollen einen Steckbrief, jede Angabe mit Beleg, und legt Änderungen zur Freigabe vor. Wer etwas Neues weiß, sagt es dem Projekt, und alle im Team sehen denselben Stand. So bleibt das Wissen im Projekt, auch wenn Leute wechseln.

Wie das im Alltag aussieht, zeigt die Seite So arbeitet KoAssist. Mehr zum Produkt steht beim Projektgedächtnis.