Wie Entscheidungen aus E-Mails im Projekt nicht verloren gehen.

Der Kunde schiebt die FAT um zwei Wochen. Der Einkauf meldet, dass der Hauptantrieb später kommt. Die Projektleitung beim Kunden gibt in einer kurzen Antwortmail frei, dass die Schutzumhausung eine zusätzliche Wartungstür bekommt. Drei Entscheidungen, alle verbindlich, alle per E-Mail.

Und alle drei stehen danach in einem Postfach. Nicht im Projekt.

Warum werden im Anlagenbau so viele Entscheidungen per E-Mail getroffen?

Im Projektgeschäft mit Einzel- und Sonderfertigung entsteht ein großer Teil der verbindlichen Absprachen nicht in der Besprechung, sondern im Posteingang. Das ist kein Versäumnis. Eine Mail ist schnell geschrieben, sie hat Datum und Absender, und viele Kunden sagen auf diesem Weg etwas zu.

Wenn es später um eine Kundenänderung oder einen verschobenen Liefertermin geht, ist genau diese Mail oft das Dokument, auf das sich beide Seiten berufen. Sie ist also wichtig. Sie liegt nur am falschen Ort.

Warum gehen Absprachen aus Outlook im Projekt verloren?

Drei Gründe tauchen in fast jedem Projekt auf.

Persönliche Postfächer. Die Kundenfreigabe liegt bei der Projektleitung, die Terminverschiebung beim Vertrieb, die Antwort zur Stückliste beim Konstrukteur. Jeder hat einen Teil, niemand hat das Ganze.

CC-Ketten. Eine Diskussion über eine Kundenänderung läuft über ein Dutzend Antworten mit wechselndem Verteiler. Die eigentliche Entscheidung steht irgendwo in der Mitte, in einem Nebensatz. Wer nur den Anfang oder das Ende liest, zieht leicht den falschen Schluss.

Urlaub, Krankheit, Wechsel. Ist die Person nicht da, die die Mail hat, ist auch die Entscheidung nicht da. Bei einer Projektübergabe wandert das Postfach nicht mit.

Die Folgen kennt jeder, der schon eine Abnahme vorbereitet hat. Ein Punkt in der FAT-Checkliste passt nicht zum Lastenheft, und erst nach langem Suchen zeigt sich, dass der Kunde das vor Monaten per Mail geändert hat. Oder umgekehrt, die Montage baut nach dem alten Stand, weil die Änderung nie im Projekt angekommen ist.

Das ist ein Teil des Problems, das wir in Gesprächen mit Projektleitern immer wieder hören. Der Projektstand liegt verstreut in Excel, OneNote und E-Mails und muss mühsam zusammengetragen werden. Warum dieses Zusammentragen so viel Zeit kostet, beschreibt der Beitrag Projektstand in Excel, OneNote und E-Mails.

Welche Workarounds gibt es und wo stoßen sie an Grenzen?

Ein gemeinsames Projektpostfach

Viele Firmen richten je Projekt eine Funktionsadresse ein, die in CC gesetzt wird. Das hilft, solange alle daran denken. In der Praxis antwortet der Kunde direkt der Projektleitung, und die wichtige Mail landet doch im persönlichen Postfach. Dazu sammelt das gemeinsame Postfach alles, von Terminanfragen bis zu Lieferavis, und die eine Entscheidung ist darin genauso schwer zu finden.

Die Mail als PDF im Projektordner

Die Mail wird als PDF oder MSG-Datei im Projektordner abgelegt, etwa unter „Korrespondenz“. Für die Dokumentation ist das sauber. Im Ordner liegt dann aber eine Datei mit Datum im Namen, und ob darin eine Terminänderung oder nur eine Rückfrage steckt, sieht niemand, ohne sie zu öffnen. Der Zeitplan zeigt weiterhin den alten Termin.

Abschreiben in die Excel-Liste

Die gründlichste Variante ist die Offene-Punkte-Liste oder ein Entscheidungslog in Excel. Jemand liest die Mail und trägt die Entscheidung mit Datum und Verweis ein. Das funktioniert, solange diese Person Zeit hat. Unter Termindruck bleibt genau dieser Schritt liegen, und die Liste ist nach ein paar Wochen nicht mehr aktuell. Außerdem fasst die Excel-Zeile die Mail zusammen, führt den Beleg aber nicht mit.

Allen drei Wegen ist gemeinsam, dass ein Mensch zwei Dinge tun muss. Er legt die Mail ab, und er zieht den Projektstand nach. Das Zweite fällt zuerst weg.

Was sollte ein gutes Vorgehen für Entscheidungen aus Mails leisten?

Unabhängig vom Werkzeug lohnt es sich, ein paar Regeln im Team festzulegen.

• Entscheidungen bekommen einen festen Ort im Projekt, nicht im Postfach.
• Zu jeder Entscheidung gehört der Beleg, also die Mail selbst mit Anhang, nicht nur eine Zusammenfassung.
• Die Ablage kostet so wenig Aufwand, dass sie auch in der Woche vor der Inbetriebnahme passiert.
• Wer eine Entscheidung in den Projektstand übernimmt, bestätigt bewusst, dass sie gilt. Ein „wir denken über eine Verschiebung nach“ ist noch keine Terminänderung.
• Klare Betreffzeilen helfen beiden Seiten. Wer „Freigabe“ oder „Terminänderung“ in den Betreff schreibt, macht die Mail später leichter auffindbar.

Diese Regeln gelten auch ohne KI. Sie zeigen aber, wo Software am meisten Arbeit abnehmen kann, nämlich beim Nachziehen des Projektstands.

Wie legen Sie Mails aus dem eigenen Postfach im Projekt ab?

Im Projektgedächtnis von KoAssist ist genau dieser Weg gebaut. Sie wählen eine oder mehrere Mails aus Ihrem eigenen Postfach aus und legen sie im Projekt ab, zusammen mit den Anhängen. Gespeichert wird erst, wenn Sie freigeben.

Aus der abgelegten Mail schlägt KoAssist vor, was sich am Projekt ändert. Jeder Vorschlag ist als „Ändern“, „Neu“ oder „Erledigt“ gekennzeichnet. Ein typischer Fall sieht so aus. Der Kunde schreibt, dass die FAT zwei Wochen später stattfindet und die Schutzumhausung eine Wartungstür bekommt. KoAssist schlägt vor, den FAT-Termin im Zeitplan zu ändern und die Wartungstür als neuen Punkt aufzunehmen. Eine Rückfrage zur Stückliste, die in derselben Mail beantwortet ist, kann als erledigt vorgeschlagen werden.

Gültig wird davon nur, was jemand aus dem Team übernimmt. Die Software trifft keine Entscheidung, sie bereitet sie vor. Wer die Vorschläge prüft, entscheidet, ob die Formulierung des Kunden wirklich eine Zusage ist.

Dasselbe gilt für Besprechungsprotokolle. Auch daraus schlägt KoAssist Änderungen vor, die das Team übernimmt oder verwirft.

Das Ergebnis erscheint im Überblick des Projekts dort, wo es hingehört, im Zeitplan, bei den offenen Punkten und bei den Entscheidungen. Wer das Projekt öffnet, sieht unter „Neu seit deinem letzten Besuch“, was sich getan hat. Wie das den Abstimmungsaufwand senkt, beschreibt der Beitrag zum Projektstatus ohne Statusmeeting.

Was passiert dabei mit dem Datenschutz?

Eine berechtigte Frage, denn ein Postfach enthält mehr als Projektmails.

Nur das eigene Postfach. Gesucht wird nur in Ihrem eigenen Postfach. KoAssist durchsucht nicht die Postfächer von Kolleginnen und Kollegen, und es gibt keine pauschale Anbindung aller Mails.

Nichts ohne Freigabe. Gespeichert wird nur, was Sie auswählen und freigeben. Alle anderen Mails bleiben, wo sie sind.

Rechte folgen dem Ordner. Wer den Projektordner im Quellsystem nicht öffnen darf, sieht seinen Inhalt auch in KoAssist nicht. Das gilt für abgelegte Mails genauso wie für Zeichnungen und Lastenhefte.

Dazu kommen Hosting in deutschen Rechenzentren und kein Training auf Ihren Daten. Die Einzelheiten für Ihre IT und Ihren Datenschutzbeauftragten stehen auf der Seite Sicherheit.

Wie fangen Sie im eigenen Team am besten an?

Nehmen Sie ein laufendes Projekt mit aktivem Kundenkontakt, idealerweise eines in der Phase zwischen Konstruktionsfreigabe und Abnahme. Dort ist der Mailverkehr am dichtesten. Vereinbaren Sie im Team, dass jede Mail mit einem neuen Termin, einer Kundenänderung oder einer Freigabe im Projekt abgelegt wird, und schauen Sie nach einigen Wochen, ob der Projektstand dadurch näher an der Wirklichkeit liegt.

Wie Mails, Protokolle und Lastenheft im Projektgedächtnis zusammenkommen, zeigt die Seite zum Projektgedächtnis. Wenn Sie es an einem eigenen Projekt sehen möchten, buchen Sie eine Demo.