KI an SharePoint und Netzlaufwerk anbinden, ohne die Projektablage umzuziehen.

Ein typischer Projektordner im Anlagenbau sieht so aus. Oben die Projektnummer und der Kundenname. Darunter „01_Angebot“, „02_Lastenheft“, „03_Konstruktion“, „Korrespondenz“, „FAT_SAT“, „Inbetriebnahme“. Irgendwo ein Ordner „alt“, einer „neu“ und einer „Kopie von Stückliste_final_v3“.

Die Struktur ist über Jahre gewachsen, jede Projektleitung hat sie ein wenig anders gefüllt. Und genau deshalb fällt bei der Frage nach KI oft derselbe Satz. Bevor wir das angehen, müssen wir erst einmal aufräumen.

Wo liegen Projektunterlagen bei Maschinen- und Anlagenbauern?

In vielen Häusern auf einem Netzlaufwerk, oft seit Jahrzehnten. In anderen in SharePoint oder Teams, häufig als Mischung, weil neue Projekte dort angelegt wurden und alte auf dem Fileserver geblieben sind. Zeichnungen liegen zusätzlich im PDM, Notizen in OneNote, Absprachen in E-Mails.

Das ist der Normalfall, kein Versäumnis. Und es ist ein Grund, warum der Projektstand so mühsam zusammenzutragen ist. Er liegt verstreut in Excel, OneNote und E-Mails und eben in diesen Ordnern. Wie viel Zeit dieses Zusammentragen kostet, beschreibt der Beitrag Projektstand in Excel, OneNote und E-Mails.

Warum sollten Sie vor dem Einsatz von KI nicht aufräumen?

Der Gedanke klingt vernünftig. Ordnung zuerst, dann das neue Werkzeug. In der Praxis hat er mehrere Haken.

Aufräumen wird nie fertig. Ein Netzlaufwerk mit Jahrzehnten an Projektordnern lässt sich nicht nebenbei neu strukturieren. Laufende Projekte brauchen ihre Ordner jeden Tag, und für die alten hat niemand Zeit. Das Vorhaben wird verschoben, und die KI gleich mit.

Die gewachsene Struktur hat eine Logik. Für die Leute, die darin arbeiten, ist „03_Konstruktion\Schutzumhausung\Rev C“ kein Chaos. Wird die Struktur umgebaut, finden sie ihre Unterlagen schlechter als vorher.

Eine Migration bricht Verweise. Excel-Listen, Protokolle und Mails verweisen auf Pfade. Ziehen die Dateien um, zeigen diese Verweise ins Leere.

Die KI braucht keine schönen Ordnernamen. Ein Wissensassistent, der den Inhalt von Lastenheft, Stückliste und Protokoll liest, findet die Abnahmebedingung auch dann, wenn sie in „Kopie von Lastenheft_final“ steht. Die Ordnung, die ein Mensch zum Wiederfinden braucht, braucht die Suche nicht im selben Maß.

Ganz ohne Vorarbeit geht es trotzdem nicht. Nur Ihr Haus weiß, welche Ablage wirklich zählt. Diese Entscheidung ist die eigentliche Vorbereitung, nicht das Umsortieren.

Was bedeutet es, KI an eine bestehende Ablage anzubinden?

Anbinden heißt, die Ablage bleibt, wo sie ist, und die KI liest aus ihr. Vier Punkte machen den Unterschied zwischen einer sauberen Anbindung und einer zweiten Ablage, die neben der ersten verwildert.

Lesen statt umziehen. Ihr Team arbeitet weiter im Netzlaufwerk oder in SharePoint wie bisher. Niemand muss Dateien in ein neues System hochladen.

Rechte aus der Quelle. Wer einen Ordner im Quellsystem nicht öffnen darf, sieht ihn auch in der KI nicht. Das ist wichtiger, als es klingt. Ein Projektordner enthält Angebote mit Preisen, Verträge und manchmal Personaldaten der Montage. Eine KI, die das allen zeigt, die fragen, wäre ein Datenschutzproblem.

Änderungen und Löschungen laufen nach. Kommt eine neue Revision der Stückliste dazu, muss die KI sie kennen. Wird eine Datei gelöscht, darf sie nicht mehr in Antworten auftauchen.

Keine zweite Wahrheit. Führend bleibt die Ablage. Was in der KI steht, ist ein Spiegel davon, kein eigener Stand, der gepflegt werden muss.

KoAssist ist nach diesen Punkten gebaut. Angebunden werden SharePoint, OneDrive, Google Drive und Netzlaufwerke beziehungsweise Fileserver, dazu OneNote, Exporte aus dem PDM und auf Wunsch das Outlook-Postfach. Neue und geänderte Dokumente zieht KoAssist selbst nach, gelöschte verschwinden mit. Ein Systemumzug ist nicht nötig.

Welche Fragen wird Ihre IT stellen?

Gut so. Diese Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen, nicht nur uns.

• Welche Rechte bekommt der Dienst und warum? Der Grundsatz sollte sein, so wenig wie möglich und nur auf die Ablagen, die tatsächlich angebunden werden.
• Wie werden Berechtigungen übernommen? Gilt die Rechtevergabe aus SharePoint oder dem Fileserver, oder muss man sie in der KI neu pflegen? Doppelte Pflege führt früher oder später zu Lücken.
• Wird eine Kopie angelegt, und wo liegt sie? Für eine schnelle Suche mit Quellenangabe braucht es einen Index. Bei KoAssist ist das eine synchronisierte Kopie mit Hosting in deutschen Rechenzentren.
• Wird mit unseren Daten trainiert? Bei KoAssist nicht.
• Wie kommen wir wieder heraus? Was passiert mit der Kopie, wenn die Anbindung endet, und gibt es darüber ein Protokoll?
• Welche Bereiche bleiben außen vor? Personalordner, Geschäftsführung, private Laufwerke. Das sollte vor dem Start feststehen.

Die Antworten zu Hosting, Auftragsverarbeitung, Subprozessoren und Löschung finden Sie auf der Seite Sicherheit. Sie ist so geschrieben, dass Ihre IT und Ihr Datenschutzbeauftragter sie direkt prüfen können.

Wie wird aus einem Projektordner ein Projekt in KoAssist?

Die gewachsene Struktur hat einen Vorteil, den man leicht übersieht. Die meisten Anlagenbauer haben je Projekt einen Ordner. Genau daran setzt das Projektgedächtnis an.

Sie verbinden den Ordner, in dem Ihre laufenden Projekte liegen, aus SharePoint oder dem Netzlaufwerk. Aus jedem Unterordner wird ein Projekt. Nummer und Name kommen aus dem Ordnernamen, abtippen müssen Sie nichts.

Danach füllt KoAssist auf Wunsch den Steckbrief aus den Unterlagen. Jede Angabe trägt ihre Quelle, die Anforderungen aus dem Lastenheft stehen nach Kapiteln, und was in den Unterlagen fehlt, erscheint als offene Angabe. Ein typischer Fall ist der Liefertermin, der im Lastenheft steht, während die Abnahmebedingungen für die SAT nirgends festgelegt sind. Die fehlende Angabe landet auf der Liste der Fragen an den Kunden.

Abgeschlossene Projekte binden Sie ebenfalls an. Aus ihnen antwortet der Wissensassistent, wenn jemand wissen will, wie die Schutzumhausung beim letzten vergleichbaren Projekt gelöst wurde.

Die Ablage bleibt dabei unverändert. Ihr Team legt weiter dort ab, wo es immer abgelegt hat. Was außerhalb der Ordner passiert, etwa Absprachen per Mail, kommt auf einem eigenen Weg dazu. Wie das funktioniert, beschreibt der Beitrag zu Entscheidungen aus E-Mails im Projekt.

Womit fangen Sie an?

Nehmen Sie den Ordner mit Ihren laufenden Projekten und klären Sie mit der IT drei Dinge. Welche Ablage zählt, welche Bereiche bleiben draußen, und wer im Team die ersten Projekte prüft. Mehr Vorbereitung braucht es für den Anfang nicht.

Was mit einem verbundenen Projektordner im Projektgedächtnis passiert, zeigt die Seite zum Projektgedächtnis. Wenn Sie es an Ihrer eigenen Ablage sehen möchten, buchen Sie eine Demo.